La empresa actual necesita una monitorización del tiempo de trabajo de las plantillas.
La implementación de un control horario eficaz en la empresa ha pasado a ser algo fundamental en nuestro país y en los del nuestro entorno. Vamos a conocer más sobre este tipo de software.
Cómo implementar un control horario eficaz en tu empresa
Elegir un sistema en este campo es únicamente el punto de inicio. Para que funcione bien el control horario, se debe implantar una estrategia clara y afrontar la formación del equipo. Esto hace que sea preciso dar una serie de tips:
Definición de protocolos claros
Algo que se debe hacer antes de instalar una herramienta como es la del controlador de horarios, es básico que se establezca de qué forma va a ficharse en cada puesto laboral.
Asignación de responsabilidades
Se hace necesario que haya, como mínimo un responsable del control horario, que será el que se encargará de revisar la información, generar informes, dar soporte técnico, así como supervisar que se estén cumpliendo las normativas. En los equipos grandes, dicho rol se puede dividir en una serie de áreas o en departamentos.
Información y formación del equipo
El que un sistema tenga éxito es algo que va a depender de que la plantilla laboral comprenda en qué consiste y su finalidad. Por este motivo es necesaria una buena comunicación:
- El sistema quiere ser garantía de derechos y no controlar de forma detallada.
- Cómo se accede desde cualquier sitio.
- Qué debemos hacer si se producen incidencias.
Con una formación breve o una guía resumida en PDF es posible que valga para que así no se produzcan confusiones.
Evaluación y ajuste
Lo cierto es que no todos los sistemas funcionan igual en las mismas situaciones. Por esta razón, es buena idea hace una prueba piloto en un grupo de tamaño reducido, recogiendo las consultas e ir haciendo ajustes antes de que se implemente de manera global.
¿Qué dudas suelen ser las más habituales sobre el control horario?
Lo mejor para dejar todo claro es responder a algunas de las preguntas más comunes.
¿Qué ocurre cuando un trabajo se olvida de fichar?
Lo mejor es informarle cuanto antes mejor para que quede constancia. Existen sistemas que posibilitan añadir entradas manuales de forma justificada, pero que tienen que aprobar los responsables.
¿Es posible fichar desde cada o fuera de la oficina?
Si el sistema lo permite es posible. Esto cobra gran importancia cuando son modalidades híbridas o remotas. Muchas de las aplicaciones hacen posible fichar desde el móvil o desde un ordenador personal con acceso seguro.
¿Qué sucede si el fichaje se hace desde un sitio que no tenga autorización?
Hay herramientas con las que es posible restringir el fichaje a áreas concretas gracias a la geolocalización. Así se puede validad que la persona esté en el sitio adecuado cuando comience su jornada.
¿Qué es el canal de denuncias y cómo puede beneficiar a mi organización?
El canal de denuncias para empresas es un mecanismo con el que los empleados, y a veces terceros, pueden informar de con seguridad y de manera confidencial las sospechas de actividades ilícitas, inmorales o irresponsables en una organización.
Ahora existe un canal de denuncias obligatorio que entró en vigor y que beneficio a las empresas, puesto que así pueden entrar de manera interna en este tipo de cuestiones antes de que pase a problemas mayores.
Todo ello ayuda a que ahorres en recursos financieros y se proteja la reputación. No olvides que un canal de denuncias efectivo, es posible que disuada de comportamientos indebidos, fomentando una cultura de empresa responsable y transparente, reforzando la confianza de los trabajadores en la dirección de la compañía.
Cuando se tiene un canal de denuncias de este tipo, es de gran importancia, porque así se fomenta una cultura de empresa íntegra y transparente. Con el canal de denuncias interno los trabajadores pueden informar de comportamientos ilegales con seguridad, de tal forma que se prevengan o detengan prácticas que puedan ser perjudiciales.
No te olvides que las empresas deben tenerlo obligatoriamente si tienen más de 50 trabajadores como dice la directiva de la Unión Europea en materia de whistleblowing.
Conclusiones
El control horario de los trabajadores es ya una responsabilidad que debe acometer toda empresa que quiera ser legal, evitar sanciones y que mejore su organización interna. Ya es hora de decir adiós a los métodos manuales y abogar por soluciones digitales accesibles, íntegras en cuanto al registro horario. No solo es cumplir la ley, también profesionalizar la gestión del tiempo y que mejore la relación con el equipo.
Tanto si se realiza mediante una aplicación sencilla como de una solución integral que conecte las distintas áreas del negocio, la anticipación al cambio es la mejor manera con la que se pueden evitar los problemas y así se podrán aprovechar lo máximo posible los recursos existentes.
