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Para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, la óptima planeación de sus recursos es una tarea indispensable. Cualquier deficiencia al respecto tiene consecuencias negativas que, en algunos casos, pueden llegar a ser graves.
Así, contar con un sistema de software para la adecuada gestión de los procesos medulares es vital en una organización. Por eso, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) vienen a ser la respuesta ideal.
Y es que los sistemas ERP constituyen una excelente herramienta tanto para empresas como para autónomos. Con su enfoque sistémico, compartiendo una única base de datos, un sistema ERP puede generar un nutritivo e importante efecto sinérgico entre los procesos más importantes de una organización. Destacando su nómina, facturación, inventario o control de horario, entre otros.
Adicionalmente, gracias a esta poderosa herramienta, se posibilita la gestión integral y unificada de las distintas áreas de una organización (RRHH, comercial, inventario, logística, producción o finanzas, entre otras). Además, con la ventaja de que el acceso a la información, incluyendo su actualización, se realiza en tiempo real. Esto potencia la posibilidad de tomar decisiones informadas, justo en el momento en que se requiera.
Un sistema ERP, construyendo una sólida red de comunicación e intercambio de información, puede agilizar el trabajo diario de una organización. Lo hace, interconectando las diferentes áreas de la empresa y sus respectivas funciones. Se genera así un considerable ahorro de tiempo, consolidándose una base de datos con información confiable, consistente y actualizada. Y estas no son las únicas ventajas que un sistema ERP puede brindar a una empresa.
Aportes importantes de los sistemas ERP para las organizaciones
La centralización y automatización de los procesos de negocio clave para una organización también son logros de un ERP. Por ejemplo, la fluidez de información para áreas como finanzas, ventas, compras, cadena de suministro e inventario resulta indispensable en el manejo de una empresa. Esto se consigue con este software que, además, provee información clara, segura y concisa para una toma de decisiones más asertiva.
Así, se incrementa la productividad, disminuyen los costos y el error humano. Se facilita la generación de informes que soporten las acciones a tomar por las diferentes áreas. Mejora la gestión empresarial, potenciando la capacidad para reaccionar en el momento adecuado y de manera correcta ante oportunidades de mercado o posibles amenazas del mismo.
La automatización de algunas tareas manuales y la adecuación de flujos de trabajo en todos los niveles de una organización constituyen otro aporte de los ERP. Esto implica no sólo disminución de costos, sino también de errores procedimentales, incrementando la eficiencia.
Adicionalmente, un ERP colabora en la optimización de la gestión financiera. Esto, al permitir el mejor manejo de la contabilidad, así como también la elaboración de informes financieros más completos, rápidos, concisos y precisos. Brinda así una visión clara del rendimiento financiero global.
El control y la disminución de riesgos también se producen al tener un mejor monitoreo de los procesos. Esto colabora a garantizar el debido respeto y cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos. Se facilita así la prevención y gestión de riesgos.
Actualmente, el manejo eficiente de los inventarios es imprescindible. Garantiza los niveles adecuados de insumos y materia prima a través de un control preciso. Sincronizando los procesos de reposición, no solo se reducen costos de operación como el transporte, el almacenamiento y la seguridad. También ayuda a mejorar la prestación de servicios y atención al cliente.
Sistemas ERP, la solución ideal para los autónomos
Uno de los grandes desafíos que enfrentan los autónomos es realizar una gestión de su negocio. Con frecuencia deben asumir toda la responsabilidad inherente a las diferentes áreas de su empresa. Esto incluye su programa de facturar, pasando por control de su programa de nóminas, horarios e inventarios y, muchas veces, la atención al cliente. Puede resultar verdaderamente abrumador.
Por eso, para el autónomo, el ERP constituye la solución ideal, al apoyarlo y permitirle una administración integral de su negocio. Específicamente, hay aspectos clave en los que este software puede beneficiar a los autónomos.
Automatización de tareas rutinarias
Esto implica para el autónomo un valioso ahorro de tiempo. La posibilidad de efectuar de forma automática gran parte de sus tareas administrativas, como:
- Creación y envío de facturas
- Registro de gastos
- Elaboración de informes financieros
- Control de horarios y horas extras
Entre otras actividades, libera al autónomo de una gran carga de trabajo, que puede ser gestionada automáticamente, de manera segura y confiable. Esto, con la ventaja de que se puede dedicar a efectuar tareas propias de su negocio, que lo ayuden a mejorar. Adicionalmente, al disminuir tareas manuales repetitivas, también se decrementan los errores humanos, mejorando la eficiencia del negocio.
Control financiero confiable y centralizado
El control financiero suele ser una de las tareas que más tiempo absorbe de los autónomos. Esta actividad resulta compleja y delicada y, junto a los continuos controles fiscales a los que ellos son sometidos, puede resultar desgastante para cualquiera. En este sentido, un ERP le brinda la posibilidad, a un autónomo, de efectuar un manejo integral de la información financiera de su empresa. Destacan algunas tareas:
- El control de ingresos y gastos
- La creación de presupuestos
- La generación de informes financieros detallados
- La elaboración de soportes para contabilidad
Adicionalmente, la centralización brinda la oportunidad de acceder a la información en tiempo real. De esta manera, es posible para el autónomo monitorear su situación financiera cuando lo requiera y tomar decisiones oportunas. Por otro lado, el ERP le permite identificar oportunidades para optimizar inversiones, disminuir costos y mejorar el flujo de caja.
Además, hay otras atractivas ventajas que un ERP puede proveer a empresarios y autónomos. Por eso, para ellos, apoyarse en un sistema ERP resulta una idea inteligente. Constituye una eficiente herramienta que se adapta a las necesidades organizacionales, marcando la diferencia entre una gestión exitosa y una promedio.
